INFORMATIVA PER I SOGGETTI SEGNALATORI (C.D. WHISTLEBLOWERS) NON ANONIMI,
AI SENSI DELLA NORMATIVA IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
1. Trattamento dei dati personali
1.1 Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali
(“GDPR”), La informiamo che a seguito della Sua segnalazione in modalità non anonima, Fondo Artigianato
Formazione (il “Fondo” o il “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, tratterà i Suoi dati personali raccolti attraverso la piattaforma online messa a diposizione sul proprio sito web (la “Piattaforma”), al fine di gestire le segnalazioni.
1.2 Attraverso la Piattaforma Lei potrà segnalare (i) condotte potenzialmente idonee ad integrare uno dei reati presupposto previsti dal D.lgs. 231/2001, nonché violazioni del relativo modello organizzativo (ii) altre condotte illecite o comunque contrastanti con le policy aziendali.
2. Scopo della presente informativa
La presente informativa Le permette di conoscere la natura dei Suoi dati personali oggetto di trattamento, le finalità e le modalità di trattamento, gli eventuali destinatari degli stessi nonché i diritti che Le vengono riconosciuti.
3. Finalità e legittimità del trattamento
Qualora dovesse effettuare la segnalazione in modalità non anonima, i Suoi dati personali saranno utilizzati per la finalità di raccolta e gestione delle segnalazioni (c.d. whistleblowing), relative a comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità del Fondo, ed in particolare (impiegando il Fondo meno di 50 lavoratori):
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/01;
- violazioni del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo e del Codice Etico adottati dal Fondo o per il conseguente svolgimento dell’istruttoria interna e per l’assunzione nei confronti del soggetto autore di illeciti o irregolarità dei conseguenti provvedimenti di natura disciplinare o contrattuale, ivi inclusa l’eventuale segnalazione degli illeciti all’Autorità Giudiziaria.
Il Fondo tratta i dati personali nel rispetto degli obblighi normativi e in particolare nel rispetto del D.Lgs.
24/2023 a tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità conosciute nell’ambito del rapporto di lavoro. In particolare, i dati personali sono utilizzati per i seguenti scopi determinati e legittimi:
- la raccolta di segnalazioni relative a potenziali illeciti o irregolarità commesse da esponenti aziendali;
- lo svolgimento dell’istruttoria interna volta a verificare la fondatezza della segnalazione, anche prendendo contatti con Lei mediante la Piattaforma al fine di raccogliere informazioni aggiuntive;
- qualora la segnalazione dovesse risultare fondata, l’adozione di sanzioni disciplinari o l’attivazione di rimedi contrattuali nei confronti degli esponenti aziendali autori dell’illecito o dell’irregolarità;
- l’adozione di iniziative di natura giudiziaria nei confronti degli esponenti aziendali coinvolti; in questo caso i Suoi dati personali saranno utilizzati per l’esercizio del diritto di difesa da parte del Fondo;
- laddove la condotta segnalata configuri un reato, la segnalazione degli illeciti all’Autorità Giudiziaria;
- verifiche e controlli in relazione agli obblighi derivanti dal D.lgs. 231/2001 in materia di responsabilità amministrativa delle società e degli enti; per tutte le citate finalità i dati personali sono utilizzati al fine di rispondere ad obblighi di legge;
In aggiunta, i Suoi dati personali saranno trattati per compiere tutte le attività strumentali e accessorie e comunque necessarie al perseguimento delle finalità di cui sopra.
4. Natura del conferimento
Il trattamento dei Suoi dati personali è strumentale alle finalità di cui al precedente Paragrafo 3.
Qualora dovesse effettuare la segnalazione in modalità non anonima, il conferimento dei Suoi dati personali è obbligatorio in relazione allo svolgimento delle attività di cui al precedente Paragrafo 3; l’eventuale rifiuto al conferimento dei dati comporterà l'impossibilità di dare seguito alla Sua segnalazione.
5. Base giuridica del trattamento
In relazione al trattamento di dati personali effettuato dal Fondo, qualora i fatti segnalati si riferiscano a condotte potenzialmente idonee ad integrare uno dei reati presupposto previsti dal D.lgs. 231/2001 o a
violazioni del relativo modello organizzativo, non è richiesto il Suo consenso in quanto il trattamento, a fronte della Sua segnalazione, è necessario per adempiere ad uno specifico obbligo di legge, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. c).
6. Dati personali oggetto di trattamento
6.1 Categorie di dati oggetto di trattamento
Qualora dovesse effettuare la segnalazione in modalità non anonima, saranno oggetto di trattamento i Suoi dati personali comuni quali i dati identificativi (nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personale) e di contatto (indirizzo e-mail).
Non saranno oggetto di trattamento categorie particolari di dati personal (ai sensi dell’art. 9 del GDPR), ad esempio informazioni sull'origine razziale e/o etnica, convinzioni religiose e/o ideologiche, appartenenza sindacale o orientamento sessuale.
In considerazione della presenza di campi a testo libero nella Piattaforma, Lei potrà volontariamente comunicare tali categorie particolari di dati personali.
6.2 Eventuale trattamento di dati ulteriori rispetto alle categorie indicate
Il Fondo potrà comunque trovarsi nella necessità di richiederLe e trattare dati personali ulteriori rispetto a quelli rientranti nelle categorie di cui sopra, per le medesime finalità al precedente Paragrafo 3, qualora il conferimento di tali ulteriori dati sia:
- imposto da leggi, regolamenti o decisioni di autorità; e/o
- necessario e strumentale alla gestione ed esecuzione dell’istruttoria a seguito della Sua segnalazione o all’esercizio del diritto di difesa in sede giudiziaria.
7.Tempi di conservazione dei dati
I Suoi dati personali saranno conservati per il tempo necessario allo svolgimento dell’istruttoria. Laddove l’istruttoria confermi la fondatezza della segnalazione, i Suoi dati saranno conservati sino all’adozione degli opportuni provvedimenti nei confronti del soggetto autore degli illeciti o delle irregolarità segnalate.
Concluse tali attività, i Suoi dati personali saranno cancellati o resi anonimi.
8. Modalità d’uso dei dati
8.1 Il trattamento dei dati è eseguito attraverso la Piattaforma, procedure informatiche o comunque mezzi automatizzati ad opera di soggetti, interni od esterni, a ciò appositamente incaricati ed impegnati alla riservatezza.
8.2 I dati sono protetti mediante misure di sicurezza volte ad evitarne l'accesso non autorizzato, la perdita o distruzione, in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.
8.3 In particolare, la Piattaforma non raccoglie dati relativi all’indirizzo IP del segnalante e alla sua localizzazione. A seguito dell'invio di una segnalazione, riceverà i dati per accedere alla Piattaforma in modo che sia garantita la sicurezza e riservatezza delle comunicazioni.
8.4 La Piattaforma, gestita dal fornitore che opera in qualità di responsabile del trattamento, è dotata di misure tecniche adeguate a garantire la protezione dei dati e la riservatezza. I dati da Lei forniti saranno memorizzati in una banca dati gestita dal fornitore della Piattaforma, appositamente protetta e munita di adeguati presidi di sicurezza. Tutti i dati memorizzati all’interno di tale banca dati sono criptati utilizzando la tecnologia più avanzata.
8.5 I dati personali presenti sulla Piattaforma saranno trattati esclusivamente all’interno di paesi appartenenti allo Spazio Economico Europeo.
9. Circolazione dei dati
9.1 I Suoi dati sono trattati dal Gestore delle Segnalazioni, appositamente nominato dal Fondo, nonché dal personale del Fondo a cui è stato assegnato uno specifico ruolo ed a cui sono state impartite adeguate istruzioni operative.
9.2 I Suoi dati personali saranno trattati, in qualità di responsabile esterno, dal fornitore della Piattaforma, DigitalPA s.r.l., con sede in Cagliari sulla base di istruzioni impartite dal Titolare.
9.3 I Suoi dati personali potranno essere inoltre trattati da soggetti pubblici ai quali il Fondo trasmette i Suoi dati per le sole finalità di cui al precedente Paragrafo 3 lett. c), d) ed e).
10.Titolare del trattamento - DPO
Titolare del trattamento è Fondo Artigianato Formazione, con sede in Via S. Corce in Gerusalemme n. 63,
00185 Roma.
Il titolare si avvale dell’operato di un Responsabile della protezione dei dati (Data Protecion Officer -DPO) che è contattabile al seguente indirizzo email: dpo@fondartigianato.it
11.Esercizio dei diritti
Le rammentiamo che Lei potrà esercitare i seguenti diritti in relazione al trattamento dei Suoi dati personali: (i) diritto di accesso ai dati personali e alle informazioni sul relativo trattamento; (ii) diritto di rettifica qualora i dati personali risultino imprecisi o incompleti; (iii) diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali; (iv) diritto di opporsi al trattamento dei dati personali; (v) diritto di limitazione al trattamento dei dati personali: (vi) diritto di ottenere il trasferimento dei dati personali ad altre società o organizzazioni e/o di ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. I suddetti diritti potranno essere esercitati rivolgendosi a info.privacy@fondartigianato.it.
Si fa presente che l’esercizio dei Suoi diritti è limitato nei casi di cui all’art. 2 undecies del D.Lgs. 196/2003. Infine, potrà sporgere reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, con le modalità indicate sul sito del Garante stesso (www.garanteprivacy.it).
Fondo Artigianato Formazione
